In dieser Serie gehen wir gemeinsam mit zülchconsulting auf die Suche nach nicht genutzten Ertragspotenzialen in Kfz-Werkstätten. „Allein durch die Identifikation der Top 3 Stellschrauben lassen sich mithilfe des Kennzahlenkompass Autoservice im Schnitt ca. 50.000 Euro mehr Rohertrag/ Gewinn pro Betrieb und Jahr realisieren“, so Michael Zülch in der Ausgabe 10.2023 (S. 20 bis 21).
FREIE WERKSTATT: Wenn sich eine Kfz-Inhaberin oder ein Kfz-Inhaber für den Kennzahlen-Kompass Autoservice interessiert und sich über den u. a. Link anmeldet, was passiert dann?
Den Support beim
Kennzahlen-Kompass
übernimmt Manuela
Heck, Senior Beraterin
bei Zülch Consulting, im
Bereich freie Werkstatt,
Reifenfachhandel und
K+L-Betriebe.
Heck: Besonders wichtig ist uns im Kennzahlenkompass Autoservice die persönliche Betreuung der User. Nachdem der Betrieb seine Zugangsdaten erhalten hat, verabreden wir uns daher in der Regel in dem in der Anwendung hinterlegten Online-Chat für ein erstes Informationsgespräch. Hier zeigen wir dem Unternehmer die Ziele und Möglichkeiten des Kennzahlenkompass Autoservice auf und lernen dabei gleichzeitig auch das Unternehmen besser kennen. Welches sind die typischen Geschäftsfelder? Wie ist die aktuelle Mitarbeiter-Situation vor Ort? Mit welcher IT wird gearbeitet (Warenwirtschaft, Zeiterfassung etc.)? Was ist dem Unternehmer in der Kennzahlenbetrachtung besonders wichtig? Wir besprechen, inwieweit er seine Daten selbst eingeben möchte oder ob wir ihn dabei aktiv unterstützen können. Im Anschluss an die Dateneingabe steht dann die gemeinsame Interpretation der Kennzahlen, welche in der Nutzung des Kennzahlenkompass Autoservice bereits inbegriffen ist und für uns besonders im Fokus steht.
FREIE WERKSTATT: Wie wichtig ist die Anzahl der Daten, die das Kfz-Unternehmen liefern sollte?
Heck: Der Kennzahlenkompass Autoservice ist im Hinblick auf die benötigten Daten sehr flexibel aufgestellt. Der Nutzer kann selbst entscheiden, wie viele und welche Daten er eingibt. So können z. B. Umsätze, Wareneinkauf oder Kosten gesamt oder auch differenziert nach den Geschäftsbereichen Autoservice, Reifen oder weiteren Geschäftsfeldern eingegeben werden. Grundsätzlich ist es natürlich so: Je mehr Daten ich eingebe, umso tiefer kann ich die Situation des Betriebes betrachten. Wir unterstützen da meist aktiv und haben viele Tipps auf Lager, wie sich diese Daten einfach organisieren lassen. Die aus der Eingabe resultierenden Kennzahlen kann der Betrieb dann sofort einsehen. Das Ampelsystem neben den Kennzahlen zeigt auf den ersten Blick Stärken und Schwächen des Unternehmens und gibt Tipps zur Optimierung. Ein gutes Beispiel für die unterschiedlichen Eingabemöglichkeiten ist auch der Blick auf die betriebliche Auslastung. Verfügt der Betrieb über eine Zeiterfassung, können die Daten exakt eingeben und analysiert werden. Falls bislang noch keine Zeiterfassung verwendet wird, liefert die im Kennzahlenkompass Autoservice integrierte Mitarbeitererfassung die wichtigen Informationen zu den produktiven und administrativen Mitarbeitern (auf Wunsch auch differenziert nach den Geschäftsfeldern) automatisch. Damit ist eine exakte, vergleichbare, interpretierbare sofortige Berechnung der mitarbeiterbezogenen Kennzahlen möglich. Insgesamt ist die gesamte Dateneingabe komplett intuitiv gehalten. Alle Angaben werden sofort und automatisch auf Plausibilität geprüft. Sollte eine Kennzahl nicht passen, weist das System bei der Eingabe darauf hin.
FREIE WERKSTATT: Aus der Erfahrung heraus: Wieviel Zeit muss investiert werden, um die notwendigen Daten überliefern zu können? Gibt es eventuell praktische Beispiele von Teilnehmenden, diese Kennzahlen sauber und schnell zu versenden? Beispielsweise Steuerberater, der diese Kennzahlen explizit aus der BWA zieht, Software, die das übernimmt?
Heck: Für die Dateneingabe gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Wenn der Betrieb die Daten nicht selbst erfassen möchte, unterstützen wir gerne dabei. Hierzu haben wir im Kennzahlenkompass Autoservice
unseren Support in Form eines Online-Video-Beratungstools integriert. Somit ist unser Beratungsteam bei aufkommenden Fragen sofort erreichbar, wir können die relevanten Dinge direkt besprechen und bei Bedarf über den Video-Chat auch gemeinsam anschauen. Wenn wir die Dateneingabe für den Betrieb übernehmen, gehen wir in der Regel so vor, dass wir die wichtigsten Infos zum Betrieb – z. B. zu den Mitarbeitern wie z. B. Aufgabengebiete, Wochenarbeitszeiten etc. – in einem Telefonat oder Online-Termin gemeinsam kurz durchsprechen. Da wir die Auswertungsmöglichkeiten der typischerweise verwendeten Warenwirtschaftssysteme gut kennen, können wir auch die entsprechenden Reportings bei dieser Gelegenheit gemeinsam erstellen. Zusammen mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung, die uns der Betrieb oder auch der Steuerberater direkt zukommen lassen, erstellen wir dann einen Vorschlag für die Dateneingabe. Damit liegt der zeitliche Aufwand des Betriebes pro Eingabezeitraum insgesamt nur zwischen 30 und 60 Minuten. Die hier gesparte Zeit investieren wir dann in eine ausführliche gemeinsame Interpretation der Kennzahlen (i. d. R. ca. eine Stunde pro Eingabezeitraum). Wie kann ich die Kennzahlen für mich interpretieren? Wo stehe ich aktuell, auch im Vergleich zur Branche und wie kann ich mich verbessern? Welche Auswirkungen haben diese Verbesserungsmaßnahmen ganz konkret auf mein Betriebsergebnis? Damit geben wir den Betrieben direkt Werkzeuge an die Hand, um bislang nicht genutzte Ertragspotenziale zu realisieren.
FREIE WERKSTATT: Welche Rückmeldungen erhalten Sie von den Teilnehmenden bzgl. Datentransfer?
Heck: Rückblickend sind die Eingabe und die daraus resultierenden Erkenntnisse über den eigenen Betrieb für viele Unternehmer ein Aha-Erlebnis. Durch unsere eingespielte Vorgehensweise im Support und im Bereich der Dateneingabe können wir hier mit sehr wenig Eingabeaufwand große Effekte erzielen.In der Regel erfolgt die Eingabe zweimal im Jahr zum Ende des Halbjahres und zum Ende des Geschäftsjahres. Damit kann ich bei der zweiten Eingabe oft schon direkt erkennen, in welchen Bereichen ich mich bereits verbessert habe. Oft sind es unterschiedliche Stellschrauben, an welchen der Unternehmer drehen kann, um bislang noch nicht genutzte Ertragspotenziale zu realisieren. Dafür haben wir im Kennzahlenkompass Autoservice einen extra Bereich geschaffen, in welchem der Unternehmer anhand seiner eigenen Betriebsdaten genau erkennen kann, welche Auswirkungen geplante Verbesserungsmaßnahmen – z. B. die Erhöhung des Stundenverrechnungssatzes, die Steigerung der Auslastung oder die Optimierung der Kalkulation – ganz konkret auf sein betriebliches Ergebnis haben.
