Wie man sich noch im laufenden Jahr auf die Kostensteigerung für 2021 vorbereiten kann
Wer kennt es nicht, die Ankündigung verschiedener Lieferanten und Dienstleister für den Geschäftsbetrieb, die zum Jahresende ihre Preise erhöhen wollen. Diese wirken dann im Folgejahr und sorgen für einen Anstieg der Kosten. Wer sich zum Jahresende allerdings noch die Zeit nimmt, sich mit den laufenden Kosten auseinander zu setzen, der kann in einigen Fällen auch Einsparungen erzielen, ohne Leistung zu verlieren. Ohne Frage ist dies eine Erkenntnis, die jedem bewusst ist, aber im Tagesgeschäft nicht so einfach umzusetzen ist. Oft fehlt die Zeit und die Motivation, sich durch den gesamten Kostenapparat eines Karosserie- und Lackierfachbetriebes zu arbeiten. Die LackConsulting GmbH hat im Laufe der zahlreichen unterschiedlichen Beratungsaufträge mit vielen Betriebsinhabern über die Möglichkeiten gesprochen und einen kleinen Leitfaden für die Überprüfung der Kostenpositionen erarbeitet.
Herr Ramdohr, konnten Sie im Laufe Ihrer Beratungseinsätze klassische Themen finden, bei denen Kunden Einsparungspotentiale nicht im Fokus hatten?
Ramdohr: Ja, das ist bei vielen Betrieben schnell zu erfassen, oft sind es die Verträge, die jeder kennt, die selten oder teilweise nie kontrolliert werden. Der Klassiker sind natürlich die Versicherungsverträge aber auch kleinere Kostenpositionen, wie z. B. Telefon- oder Entsorgungskosten finden bei vielen Betrieben nicht die Beachtung. Neben den Preisen haben wir aber noch einen weiteren Punkt, der nicht immer im Fokus steht. Das Thema Verschwendung. Beschäftigt man sich ernsthaft und systematisch mit dem Thema, wird schnell deutlich: Aus vielen kleinen – scheinbar unbedeutenden – Einsparungen werden rasch große Summen.
Was empfehlen Sie also den Betriebsinhabern?
Ramdohr: Wichtig ist, dabei nicht den großen Berg an Themen gleichzeitig zu bearbeiten, dann verliert man schnell die Lust und das Tagesgeschäft bietet eine gute Ausrede, diese Themen nicht anzugehen. Wir empfehlen den Betrieben im Wechsel bestimmte Kostenpositionen zu kontrollieren. So gibt es eine Regelmäßigkeit und das Thema bleibt in den Köpfen. Wenn dann große Marktveränderungen wie z. B. extremer Energiepreisanstieg zu erwarten ist, lässt sich das gut in die Planung mit einbinden.
Was raten Sie, welche Themen sollte man bis zum Jahresende 2021 noch angehen?
Ramdohr: Grundsätzlich ist das ein immer wiederkehrender Prozess über alle Themen und nicht nur zum Jahresende. Wie gesagt, damit man die Lust nicht verliert, sollte man kleine Arbeitspakete definieren.
Leitfaden:
• Nicht alle Themenblöcke lassen sich ohne professionelle Unterstützung meistern, so sollte man speziell im Bereich der betrieblichen Versicherungen und persönlichen Absicherung externe Unterstützung heranziehen. In diesem Bereich gibt es zu viele Fallstricke, die der Gesetzgeber oder die Versicherungswirtschaft in den Themen eingebaut hat.
• Beim Thema Energiekosten ist es wichtig, nicht nur die Einkaufsseite zu beleuchten, sondern gerade die Einsparungspotentiale zu berücksichtigen. Hier gibt es eine ganze Reihe an Fördermitteln, die mit einem Spezialisten in diesem Bereich geprüft und beantragt werden können. Selbst eine Energieberatung wird in vielen Fällen gefördert.
• Die klassischen Kostenpositionen wie Telekommunikationskosten/IT-Kosten, Bürobedarf, Kfz-Kosten, Werbungskosten lassen sich durch eine Analyse auch ohne externe Unterstützung gut überprüfen.
• Das Thema Finanzierungskosten wird von vielen Betrieben unterschätzt, aber gerade Unternehmen, die über einem hohen Kontokorrent finanzieren, haben hier Optimierungsmöglichkeiten. Wichtig dabei ist jedoch eine gute Vorbereitung, bevor man das Bankgespräch führt. Auch hier kann externe Hilfe über den Steuerberater oder einen Betriebsberater sinnvoll sein.
Um einen ersten Überblick in den einzelnen Themenblöcken zu erhalten, müssen die Unterlagen und wichtigsten Daten zusammengetragen werden. Einen guten ersten Überblick kann auch der Steuerberater geben, wenn er eine BWA mit Vorjahresvergleich vorlegt.
Tipp: Diese wird nicht von jedem Steuerberater automatisch zur Verfügung gestellt, sollte aber für die Analyse der Zahlen eigentlich ein Standard sein. Für den Themenblock Versicherungen bietet sich eine kleine Excel-Aufstellung an, in der die Versicherungsbeiträge, Versicherungsnummer, Art der Versicherung und Laufzeit der Versicherungen nebst Kündigungsterminen vermerkt werden. Diese ist dann auch die Grundlage für die Analyse mit dem Berater.
Um bei den Energiekosten einen Überblick der aktuellen Preise zu erhalten, bieten sich im ersten Schritt die bekannten Vergleichsportale an. So kann mit dem Energielieferanten geprüft werden, ob eine Optimierung der aktuellen Preise möglich ist. Wenn es dort keine Alternativen geben sollte, kann ein Anbieterwechsel in Betracht gezogen werden. Zwecks Energieberatung bietet sich beispielsweise die Branchenlösung Partslife an. Detailinfos unter www.partslife.com.
Im Bereich der klassischen Kostenpositionen hilft eine Auswertung der BWA mit Vorjahresvergleich (in der digitalen Ausgabe ist das Dokument hinterlegt.) Über den zusätzlich anzufordernden Kontennachweis kann in den einzelnen Positionen eine noch detailliertere Aufstellung erfolgen. Diese unterstützt bei einer gründlichen Analyse. Für die Überprüfung der Finanzierungsstruktur ist wieder eine kleine Excel-Aufstellung hilfreich. In dieser sollten die Darlehenshöhe zu Beginn, der aktuelle Saldo, den Zins, die Darlehensnummer und die Laufzeit vermerkt werden. Als Indikation von möglichen Finanzierungszinsen hilft der Überblick über aktuelle Zinssätze der KfW-Förderprogramme, die auf der Internetseite der KfW abrufbar sind unter:
www.kfw-formularsammlung.de/KonditionenanzeigerINet/KonditionenAnzeiger
Empfehlung: Für die Bearbeitung dieser kaufmännischen Aufgaben sollten die Ziele klar gesetzt werden, damit man die Themen nicht aus den Augen verliert. Auch die Mitarbeiter sollten bei dieser Aufgabe eingebunden werden und konkrete Maßnahmen definieren. Für die erste Bearbeitung sollte man einen Themenblock wählen, bei dem vermeintlich am schnellsten der Erfolg sichtbar wird.
Tipp: Um eine Standortpositionierung der Kosten im Vergleich zu Betrieben aus der Branche durchführen zu können, bietet die LackConsulting GmbH einen Betriebsvergleich. Hier werden die Kennzahlen übersichtlich zu den eigenen betriebsinternen Zahlen aufbereitet und geben eine gute Orientierung für Verbesserungspotential. Aktuell läuft die Abfrage für das erste Halbjahr
Tipp: Um eine Standortpositionierung der Kosten im Vergleich zu Betrieben aus der Branche durchführen zu können, bietet die LackConsulting GmbH einen Betriebsvergleich. Hier werden die Kennzahlen übersichtlich zu den eigenen betriebsinternen Zahlen aufbereitet und geben eine gute Orientierung für Verbesserungspotential. Aktuell läuft die Abfrage für das erste Halbjahr
Tipp: Um eine Standortpositionierung der Kosten im Vergleich zu Betrieben aus der Branche durchführen zu können, bietet die LackConsulting GmbH einen Betriebsvergleich. Hier werden die Kennzahlen übersichtlich zu den eigenen betriebsinternen Zahlen aufbereitet und geben eine gute Orientierung für Verbesserungspotential. Aktuell läuft die Abfrage für das erste Halbjahr
Tipp: Um eine Standortpositionierung der Kosten im Vergleich zu Betrieben aus der Branche durchführen zu können, bietet die LackConsulting GmbH einen Betriebsvergleich. Hier werden die Kennzahlen übersichtlich zu den eigenen betriebsinternen Zahlen aufbereitet und geben eine gute Orientierung für Verbesserungspotential. Aktuell läuft die Abfrage für das erste Halbjahr 2021. (TR)
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LackConsulting GmbH
Thomas Ramdohr
Betriebswirt/Unternehmensberater
Hauptstraße 90
58730 Fröndenberg
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